Welcome Package: Mitarbeiterintegration vom ersten Tag an


Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gehört zu einer der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens. Es liegt im Interesse der Firma, dass der neue Angestellte seine Aufgaben möglichst schnell eigenständig und zu vollster Zufriedenheit ausführen kann. Um dem Mitarbeiter seinen Arbeitseinstieg zu erleichtern, stellen viele Unternehmen ihren Neulingen ein sogenanntes "Welcome Package" zur Verfügung. Was darin enthalten ist und wie es dem neuen Angestellten hilft, zeigt dieser Artikel im Anschluss.

Warum eine rapide Integration wichtig ist

Kaum ein Mitarbeiter verbringt sein vollständiges Berufsleben in einem Unternehmen. Aufgrund der hohen Fluktuationsrate von Personal stehen Unternehmen immer wieder vor großen Herausforderungen. Bis sie einen neuen Mitarbeiter finden und diesen vollständig einarbeiten, geht wertvolle Zeit verloren - Zeit, die Firmen in der Regel nicht besitzen. Im selben Zeitraum bleiben bedeutsame Aufgaben unerledigt, die Routine ist gestört und der gesamte Arbeitsablauf wird verzögert.

Das angesprochene Problem besteht nicht nur im Routinebetrieb, für Projektleiter bedeutet die Fluktuation ebenfalls große Herausforderungen. So haben Großprojekte lange Laufzeiten, in denen ein oder mehrere Mitarbeiter das Unternehmen verlassen können. Die Folgen von Personalverlust sind im Projektmanagement besonders schwer, da Terminpläne in vielen Fällen knapp kalkuliert sind. Der Verlust eines Mitarbeiters kann verheerende Folgen für den Terminplan bedeuten.

Infolge Mitarbeiterverlustes, gilt es, in Rekordtempo einen Ersatz zu finden und diesen für das Projekt schnellstmöglich einsatzfähig zu machen.

Die Integration des neuen Mitarbeiters

Eine gelungene Mitarbeiterintegration steigert seine Zufriedenheit, erhöht gleichzeitig seine Leistungsfähigkeit und Motivation und verhindert Fehlzeiten oder Fluktuationsraten. Mit einem erfolgreich ausgeführten Einarbeitungsprozess gewinnen Unternehmen einen produktiven Mitarbeiter, der die Firma tatkräftig unterstützt. Der Erfolg des Unternehmens hängt natürlich von den Mitarbeitern ab, die dafür sorgen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Die systematische Mitarbeiterintegration genießt somit in jedem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Doch wer ist für diesen Prozess verantwortlich? Viele Unternehmen weisen diese Rolle dem Linienvorgesetzten zu. Als Führungskraft und Vorgesetzter des neuen Mitarbeiters ist er für die systematische Einarbeitung verantwortlich. Er muss den Mitarbeiter mit Informationen rund um das Unternehmen, Arbeitsumfeld sowie Arbeitsinhalte versorgen. Des Weiteren ist er für die Betreuung des Angestellten verantwortlich und trägt die Mitschuld, wenn er Fehler macht. Ebenfalls bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern beteiligt ist die Personalabteilung: Sie unterstützt den neuen Angestellten insbesondere in Form von Schulungen, in denen allgemeine Abläufe und Techniken des Unternehmens erlernt werden.

Der Inhalt des Welcome Package

Im Zuge der Mitarbeiterintegration hat sich das Welcome Package als die wohl beste Maßnahme entwickelt. Das Welcome Package beinhaltet in einem handlichen Notizbuch, welches man bei www.brandbook.de individuell gestalten kann, alle wichtigen Daten über das Unternehmen, den Arbeitsplatz, wichtige Personen, die Organisation und vieles mehr. Dieses Handbuch wird der tägliche Begleiter des neuen Mitarbeiters. In den ersten Monaten hat er darin Zugriff auf alle wichtigen Daten und kann sich selbst Notizen zu wichtigen Daten machen. Die Struktur des Notizbuchs könnte wie folgt aussehen:

Willkommen

Bevor man den neuen Mitarbeiter mit Daten zum Unternehmen überwältigt, sollte man ihn zunächst willkommen heißen. In einem kurzen Abschnitt erklärt man dem Angestellten, wie glücklich man sich schätzt, ein neues Mitglied für sein Unternehmen gewonnen zu haben.

Das Unternehmen

Im Abschnitt über das Unternehmen folgen wichtige Daten rund um die Firma, beginnend mit einigen wissenswerten Fakten, zum Beispiel die Gründung, Umsatzzahlen, die Anzahl der Mitarbeiter, und so weiter. Dieser Abschnitt kann folgende Daten beinhalten:

  • Fakten zur Firma
  • Unternehmensphilosophie
  • Corporate Design
  • Die Gründer
  • Zusatzangebote (Weiterbildung, etc.)
  • Interne Kommunikation

Der Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz ist der Teil des Unternehmens, wo sich der neue Mitarbeiter einen Großteil seiner Zeit verbringen wird, es sei denn, er arbeitet außerhalb der Firma. Zu den nennenswerten Informationen gehören:

  • Die Räumlichkeiten
  • Zugangsinformationen
  • Bürorichtlinien

Die Personen

Jedes Unternehmen hat wichtige Personen, die jeder Mitarbeiter kennen muss. Je früher man sie kennenlernt und ihnen ein Gesicht zuweisen kann, desto besser. Das Welcome Package sollte in diesem Abschnitt folgende Punkte behandeln:

  • Ansprechpersonen
  • Hierarchieebenen
  • Mitarbeiter und Kollegen

Die Organisation

Organisation ist der Schlüssel zur Produktivität. Neue Mitarbeiter müssen lernen, wie sich im Krankheitsfall verhalten, wie und wo sie Büromaterial bestellen und welche Regeln es in puncto Überstunden gibt. Folgende Punkte sollten in diesem Absatz angesprochen werden:

  • Büromaterial bestellen
  • Was tun im Krankheitsfall?
  • Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Das Arbeitszeitmodell
  • Die Mittagspause
  • Urlaubsregelung
  • Überstunden
  • Die Kaffeepause

Technische Belange

Der Umgang mit dem Computer, Drucker und der Telefonanlage ist mehr oder weniger selbstverständlich. Dennoch hat jedes Unternehmen seine eigenen Regeln, die neue Angestellte lernen müssen. Folgendes sollte in diesem Bereich erklärt werden:

  • Der Arbeitscomputer
  • Telefonanlage, Drucker und Co.
  • Zuständig für IT

Das Welcome-Notizbuch können Unternehmen im Zuge eines Welcome-Einführungstages mit Vorstellungsrunden den neuen Mitarbeitern übergeben. Während dieses "Events" haben Unternehmen die Möglichkeit, zu zeigen, wie sehr sie ihre neuen Arbeitskräfte schätzen. Gleichzeitig erhalten die neuen Angestellten das Gefühl, gebraucht zu werden. Sie werden sich entsprechend darum bemühen, die Integration in das Unternehmen zu beschleunigen.

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