Stellenangebot: Büroleiterin Direktorat (m/w/d)
Anbieter: Kontrast Personalberatung GmbH - 20097 Hamburg
Aufgaben
Büroleiterin Direktorat (m/w/d)Forschungsträger Markt- und Konsumklima-Forschung für Europa
Das Forschungsinstitut in Bayern
Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.
Ihre Rolle als Büroleiterin des Direktorats
Als Büroleitung unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).
Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.
Ihre Aufgaben & Verantwortung
- Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
- Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
- Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage
- HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
- HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
- Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
- Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
- Backup für das Office-Team
Ihr Kompetenzprofil (m/w/d)
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation und bringen Berufserfahrung aus einer Verwaltungs- oder Management-Funktion mit. Idealerweise haben Sie bereits für eine Geschäftsführung, Direktion, Institutsleitung oder ein wissenschaftsnahes Management gearbeitet und kennen die Anforderungen an Vertraulichkeit, Prioritätensteuerung und verlässliche Kommunikation auf Leitungsebene.
Sie organisieren souverän, denken mit und behalten auch bei parallelen Vorgängen den Überblick. Termine, Meetings, Reisen, Unterlagen, Fristen und Wiedervorlagen koordinieren Sie strukturiert und verbindlich. Sie formulieren sicher auf Deutsch und Englisch, bereiten Informationen adressatengerecht auf und treten gegenüber internen wie externen Ansprechpartner professionell, diskret und serviceorientiert auf.
Darüber hinaus haben Sie Freude daran, Prozesse nicht nur zu verwalten, sondern zu ordnen, zu dokumentieren und praktikabel zu verbessern. Erfahrung in HR-Administration, Recruiting-Koordination, Onboarding, Vertrags- oder Dokumentenmanagement ist von Vorteil. Wichtig sind ein sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, digitale Arbeitsroutine sowie die Bereitschaft, HR-Standards, Vorlagen und Abläufe gemeinsam mit Direktion, Administration, Finance/Controlling und externen Dienstleistern aufzubauen.
Das bietet die Position
- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Optionen
- Zentrale Rolle im direkten Umfeld der Institutsleitung
- Kombination aus Executive Support, Organisationsentwicklung und HR-Prozessmanagement
- Wissenschaftsnahes Arbeitsumfeld mit gesellschaftlich relevanten Themen
- Kurze Wege, moderne Arbeitsmittel und professionelle Strukturen
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau klarer Prozesse, Standards und Routinen
- Attraktiver Arbeitsort Nürnberg mit guter Erreichbarkeit
Firma
Kontrast Personalberatung GmbH
Kontakt
Kontrast Personalberatung GmbH
Branche:
Ansprechpartner: Oliver Kutz
Mail: personalberatung@kontrast-gmbh.de
Telefon: --
Webseite: https://www.kontrast-gmbh.de
Adresse: , 20097 Hamburg
Bewerbungs-Link: https://www.katareo.de/stelle/stellenangebot-referent-geschaeftsfuehrung-direktion/30710/
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Kontrast Personalberatung GmbH
in Hamburg (20097) - Entfernung: 2 km - Relevanz: 371
Büroleiterin Direktorat (m/w/d)'
Jobanbieter: Kontrast Personalberatung GmbH
Wo: 20097 Hamburg
... Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut. Ihre Rolle als Büroleiterin des Direktorats Als Büroleitung unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll ...
Quelle: BA
Büroleiter (m/w/d)'
Jobanbieter: ACB Job Agentur Cottbus GmbH
Wo: 03042 Cottbus
Unser Auftraggeber, ein etabliertes Steuerbüro, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte Persönlichkeit als Büroleiter (m/w/d). Ihre Aufgaben: - Organisation und Steuerung des Kanzleialltags - Führung und Koordination des Office-Teams - Optimierung interner Prozesse und Abläufe - Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement und Qualitätsüberwachung - Ansprechpartner/in für Mandanten, Behörden und Dienstleister - Unterstützung der ...
Quelle: BA
Büroleiterin der Geschäftsstelle (m/w/d) Finsterwalde'
Jobanbieter: GS Company Cottbus GmbH & Co. KG
Wo: 03238 Finsterwalde
... " ausgegliedert. Arbeitsverträge werden stets mit dem Seniorenzentrum "Albert Schweitzer" gGmbH geschlossen. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung & auf eine mögliche gemeinsame Zukunft! Die Seniorenzentrum "Albert Schweitzer" gGmbH sucht eine Büroleiterin der Geschäftsstelle (m/w/d) Vorteile, die Sie bei uns erwarten: - ein unbefristetes Arbeitsverhältnis - eine attraktive Vergütung lt. Tarifvertrag (39.000 - 56.800 € Jahresbrutto) - abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung ...
Quelle: BA
Büroleiter m/w/d für mittelständiges Industrieunternehmen'
Jobanbieter: World Wide Job Agency Alf Baumgartl
Wo: 09125 Chemnitz, Sachsen
... Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit / Jobcenter! Unser Auftraggeber zahlt die Vermittlungsprovision! Für Sie ist die Vermittlung kostenfrei!! Für ein Mittelständiges Industrieunternehmen mit dem Sitz in Chemnitz suchen wir einen Büroleiter (m/w/d) in Vollzeit. Wir bieten Ihnen - unbefristete Festanstellung (Vollzeit / 40 h) - leistungsgerechte und pünktliche Bezahlung - umsatzorientierte Prämienzahlungen - ein sicherer, langfristiger Arbeitsplatz - umfangreiche Einarbeitung - moderne ...
Quelle: BA
Büroleiter (m/w/d)'
Jobanbieter: RADAS Jobbörse & Personalvermittlung GmbH
Wo: 80937 München
+++ DIREKTVERMITTLUNG IN FESTANSTELLUNG (KEINE ZEITARBEIT) / VERMITTLUNGSGUTSCHEINE (AVGS) WERDEN AKZEPTIERT +++ Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: 03048479484 oder einen Rückruf vereinbaren: https://radas.de/ IHRE AUFGABEN: * Verantwortliche Leitung des Büros (Führung eines kleinen Teams, Organisation der Abläufe) * Kontinuierliche Überprüfung und Weiterentwicklung der Prozesse * Selbständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache * Selbständige Bearbeitung von Klein-Projekten ...
Quelle: BA
Büroleiter/ Niederlassungsleiter (m/w/d) Ingenieurbüro Bauwesen'
Jobanbieter: Steinbacher-Consult GmbH NL Herzberg
Wo: 04916 Herzberg, Elster
Als interdisziplinäres Ingenieurbüro (https://www.steinbacher-consult.com/ueber-uns/) stehen wir unseren Auftraggebern von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung zur Seite – mit durchdachten Lösungen, Erfahrung und einem offenen Blick für neue Wege. Unser Büro ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Mit unserem interdisziplinären Team decken wir alle relevanten Fach- und Zukunftsdisziplinen ab und bieten unseren Kunden eine umfassende Projektplanung und Realisierung aus einer Hand. ...
Quelle: BA
Verwaltungsleiterin / Büroleiterin'
Jobanbieter: FRAUEN-SOFTWAREHAUS e.V
Wo: 60389 Frankfurt am Main
Das Frauen-Softwarehaus e.V. ist ein beruflicher Weiterbildungsträger im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik. Seit 38 Jahren qualifizieren, beraten und informieren wir Frauen, um ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen. Für die Leitung unserer Verwaltung, die Organisation des administrativen Tagesgeschäfts suchen wir eine qualifizierte und erfahrene Kauffrau für Büromanagement oder eine Kauffrau mit entsprechenden Qualifikationen (Vollzeit 40 WoStd., in Anlehnung TVöD). Ihre ...
Quelle: BA
Projektleiter/in Versorgungstechnik (m/w/d) mit Ziel Büroleiter in Stuttgart'
Jobanbieter: Stadler Engineering GmbH
Wo: 70499 Stuttgart
Du möchtest spannende Projekte in der Versorgungstechnik in Stuttgart leiten und suchst eine neue berufliche Herausforderung? Dann bist du bei Stadler Engineering genau richtig! Als Projektleiter/in Versorgungstechnik (m/w/d) mit Ziel zum Büroleiter übernimmst du Verantwortung für anspruchsvolle Projekte der technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Du arbeitest lösungsorientiert, strukturiert und bringst sowohl technisches Know-how als auch Organisationstalent mit. Idealerweise hast du ein Studium ...
Quelle: BA
4-Tage-Woche: Vermessungsassessor (m/w/d) als Büroleiter'
Jobanbieter: reusse VERMESSUNG
Wo: 34298 Helsa
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeipunkt eine(n) Vermessungsassesor(in) zur unbefristeten Einstellung als Büroleitung. Aufgabenbereich Als Büroleiter/in übernehmen Sie verschiedene Aufgaben aus den Bereichen - Kundenberatung und -betreuung einschließlich Auftragsannahme und Rechnungsstellung - Planung und Optimierung von Arbeitsabläufen/-prozessen - Personaleinsatzplanung einschließlich Außendienstplanung und Terminvergabe - Aus- und Fortbildung von ...
Quelle: BA
Wir bieten Abwechslung als Büroleiter (m/w/d)!'
Jobanbieter: KODIAK Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Wo: 20537 Hamburg
... abstimmen und ständig lernen. Wer macht keine Fehler? Wer wiederholt sie? Weitere Informationen unter: https://neubeikodiak.multiscreensite.com/ (https://neubeikodiak.multiscreensite.com/) Zur Unterstützung unserer Kanzlei suchen wir engagierten Büroleiter (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (ab 20 Wochenstunden) mit Phantasie und Freude am Argumentieren. Anforderungen: - Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) - mindestens 5 Jahre Berufserfahrung - Gute ...
Quelle: BA
Büroleiterin Direktorat (m/w/d)
Jobanbieter: Kontrast Personalberatung GmbH
Wo: 20097 Hamburg
... Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut. Ihre Rolle als Büroleiterin des Direktorats Als Büroleitung unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll ...
Quelle: BA
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