Stellenangebot Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d)

Firma: Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

Ort: 69117 Heidelberg, Neckar - Baden-Württemberg

Branche: Universitäten


Aufgaben

Der Universitätsrat zählt als Aufsichtsgremium neben Rektorat und Senat zu den zentralen Organen der Universität. Die als Stabsstelle des Rektorats eingerichtete Geschäftsstelle betreut auch die Angelegenheiten des internationalen Wissenschaftlichen Beirats der Universität und arbeitet eng mit den Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung und den übrigen Stabsstellen des Rektorats zusammen. 

In der Geschäftsstelle des Universitätsrats ist zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 19,75 Wochenstunden unbefristet zu besetzen: 

Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d) 

Ihre Aufgaben:

- Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Universitätsrat und Wissenschaftlichem Beirat
- Büroorganisation und Weiterentwicklung/Optimierung von Prozessen
- Zentrale Ansprechperson für Terminplanungen, Raumbuchungen, Catering und die Organisation der Veranstaltungstechnik
- Sitzungsbearbeitung im elektronischen Gremienmanagementsystem Session
- Vertretung der Geschäftsstellenleitung in internen Besprechungen und Sitzungen
- Eigenständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Empfang und Betreuung von Sitzungsmitgliedern, Besucher*innen und Gästen
- Administrative Begleitung des Verfahrensprozesses zur Wahl hauptamtlicher Rektoratsmitglieder und anderer Auswahlverfahren
- Rechnungsbearbeitung im e-Rechnungssystem der Universität
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnungen und Honorarzahlungen
- Pflege von Internetauftritten der Geschäftsstelle 

Ihr Profil:

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse; Erfahrung im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
- Eigenständige, vorausschauende und zielorientierte Arbeitsweise; Flexibilität, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen
- Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen und sicherer Umgang mit Gesetzesvorschriften
- Erfahrung und sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen und digitalen Medien
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen mit dem elektronischen Sitzungsmanagement Session und dem Gremieninformationssystem SessionNet sind von Vorteil 

Wir bieten:

- Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld; spannende Einblicke in universitäre Strategien und zukunftsweisende Themen
- Vielfältige universitäre Angebote (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport, Nutzung der Mensen zum ermäßigten Preis etc.) und Weiterbildungsmöglichkeiten durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
 

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.
 
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 22.04.2025 an Frau Katharina Belting, Leiterin der Geschäftsstelle, per E-Mail zusammengefasst in einer PDF-Datei an universitaetsrat@uni-heidelberg.de (https://mailto:universitaetsrat@uni-heidelberg.de) senden.
 
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .
- Assistenz Geschäftsstellenleitung


Firma

Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung


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Quelle: BA

Matching ohne Ort: Assistenz Geschäftsstellenleitung

Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d)

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Wo: 69117 Heidelberg, Neckar

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Geschäftsstellenleitung (w/m/d)

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Quelle: BA

Matching ohne Ort: Assistenz Geschäftsstellenleitung

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Quelle: BA

Matching ohne Ort: Assistenz Geschäftsstellenleitung

Mitarbeiter/in (m/w/d) im Bereich Hauptverwaltung

Wer: Verwaltungsgemeinschaft Volkach

Wo: 97332 Volkach

... Mitarbeiter/in (m/w/d) für den Bereich Hauptverwaltung in Vollzeit. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit von Teilzeit in Form von „Job-Sharing“. Ihr Aufgabenbereich umfasst folgende Aufgaben: •Assistenz des Geschäftsstellenleiters sowie Vertretung der Assistenz des Gemeinschaftsvorsitzenden •Erstellung von Aushängen und Bekanntmachungen •Vorbereitung der Ehrungen von Sportlern und verdienter Bürger •Pflege der Registratur der Hauptverwaltung und Koordinierung der Abgabe oder ...

Quelle: BA

Matching ohne Ort: Assistenz Geschäftsstellenleitung

Provinzial - Innendienstmitarbeiter Agenturen (m/w/d)

Wer: Provinzial Versicherung AG Vertrieb

Wo: 48249 Dülmen

... Betreuung und bedarfsgerechte Beratung unserer Kunden. Zur Verstärkung unserer Teams in unserer Geschäftsstelle Thomas Büscher in Dülmen-Merfeld suchen wir Sie als Innendienstmitarbeiter (m/w/d) Ihre Aufgaben: •Sie sind die Assistenz des Geschäftsstellenleiters und unterstützen bei der Erledigung administrativer Aufgaben •Sie sprechen Kunden aktiv an und vereinbaren Beratungstermine •Sie unterstützen Ihre Kollegen bei der Besuchsvor- und -nachbereitung •Als Teil der Schutzengel-Teams ...

Quelle: BA