Aufgaben

Sachbearbeiter Auftragsmanagement

Standort: Stuttgart
Anstellungsart(en): Vollzeit

Beschreibung:
Unser Kunde ist die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale Dienstleisterin für moderne Informations­technologie (IT) in der Landes­verwaltung. Die BITBW wurde zum 1. Juli 2015 als Kern­stück der IT-Neuordnung im Land gegründet. Sie wird im Geschäfts­bereich des Innen­ministeriums geführt. Wir bieten für ausgewählte langfristige Projekte hoch qualifizierte erfahrene IT Spezialisten in den unterschiedlichsten Einsatzbereichen an.

Entwicklungspotential / Perspektiven
Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag. Eine Übernahme in Festeinstellung ist möglich.
Die Entlohnung erfolgt nach BAP-Tarif + Zulagen! Durch den Aufbau eines Arbeitszeitkontos ist eine zusätzliche flexible Arbeitszeitplanung möglich! Vom Unternehmen werden verschiedene zusätzliche Angebote im Bereich Mitarbeiterunterstützung, Förderung, Personalentwicklung sowie aktives Gesundheitsmanagement und Vorsorge bereitgestellt.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

- Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die Funktionspostfächer der Kundenteams (Accountmanagement und Service Delivery Management).
- Pflege und Fortführung der kundenspezifischen Dashboards.
- Teilnahme an Regel-Jourfixen intern/extern.
- Protokollführung bei internen und externen Terminen.
- Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenanfragen.
- Sicherstellen, dass Kostenübernahmen vorliegen.
- Sicherstellen, dass die ausgefüllten Beauftragungsblätter vorliegen.
- Nach Eingang der Kostenübernahmeerklärung wird eine Bestätigung über den Auftrag an den Kunden versandt.
- Erstellung von kundenspezifischen Beschaffungsanträgen für externe Dienstleistungen / Lieferanten.
- Versand regelmäßiger Reportings über den aktuellen Auftragsstatus an den Kunden.
- Aufteilung des Gesamtauftrages in Einzelaufträge und Einsteuerung in die Fachbereiche.
- Überwachung der Auftragsumsetzung bis hin zur Fertigstellung (Qualität und Termin).
- Veranlassung einer Eskalation, wenn Qualität und Termin nicht eingehalten werden.
- Versand regelmäßiger Reportings über den aktuellen Auftragsstatus (Planungsabweichungen, rechnungsrelevante Fertigstellungen, Eskalationen). Die Accountmanagerin / der Accountmanager veranlasst bei Notwendigkeit entsprechende Gegenmaßnahmen.
- Nach Fertigstellung eines Auftrages muss eine Bestätigung des Kunden eingeholt werden.
- Fertigstellungsmeldung an Accountmanagement, Debitorenbuchhaltung und Kunden.
- Bei Bedarf Ausarbeitung von Übersichten / Handreichungen / Präsentationen für Accountmanagement, Service Delivery Management und / oder Kunden.

Fachliche Anforderungen

- erfolgreich absolvierte kaufmännische / technische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Berufsausbildung
- einschlägiger Berufserfahrung mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung im genannten Umfeld.
- nachweislich zwei Jahre Berufserfahrungen im Bereich Sachbearbeitung, Reporting und Dokumentation innerhalb der letzten zehn Jahre (04/2015 - 04/2025).
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen, systematische und flexible Denkweise, eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise, eine hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, verbindliches Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung werden ebenfalls vorausgesetzt.
- Kenntnisse und Erfahrung in den gängigen Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- mindestens ein Jahr Erfahrung mit CRM-Systemen
- deutsche Sprache (mind. Niveaustufe C1) in Wort und Schrift sehr gut beherrschen.
- zusätzlich gern Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung.
- Affinität zu IT-Themen / IT-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue IT-Anwendungen einzuarbeiten
- Erfahrungen in der Erstellung von Protokollen und Sachstandsberichten
- Kenntnisse und Erfahrungen mit Übersichten und deren Pflege.
- Erfahrungen in der Terminüberwachung und allgemein Bürotätigkeiten.

Kontaktdaten für Stellenanzeige
Bei Interesse senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen vorzugsweise per E-Mail.

Unsere Stellenausschreibungen gelten unabhängig von der verwendeten Stellenbezeichnung für Bewerber aller Geschlechter gleichermaßen. Auch Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen sind zur Bewerbung aufgefordert.
Selbstverständlich sichern wir Ihnen absolute Diskretion zu.

Heiko Röhrich
Technischer Leiter

Telefon: 03591 270890
E-Mail: heiko.roehrich@activ-job.com
Tarifvertrag: BAP Tarifvertrag

Firma

activjob GmbH

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