Die Buchhaltung gehört zu den Bereichen, ohne die ein Unternehmen nicht funktionieren kann. Hier werden die Zahlen zusammengestellt, die den Betriebsinhaber oder das Management über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Diese Informationen nutzt die Geschäftsführung, um die Liquidität zu sichern. Je mehr liquide Mittel vorhanden sind, desto leichter fällt es, eine Investition zu planen.

Buchhalter im Unternehmen

Auf der anderen Seite erfüllt die Buchhaltung einen unternehmensexternen Zweck. Unabhängig davon, ob man eine Einnahmen-Überschussrechnung oder eine Bilanz erstellt, dient sie als solide Grundlage für die Ermittlung des Gewinns. Bei der Festsetzung der Steuer stützt das Finanzamt sich auf die Jahreszahlen, die im Rahmen der Buchführung zusammengestellt werden. Um die Korrektheit des Zahlenwerks zu gewährleisten, nutzt ein Buchhalter im Unternehmen viele Werkzeuge. Hierzu zählen z. B. eine geeignete Software und die Bewirtungsbeleg-Vorlage.

Buchhalter im Unternehmen: Welche Voraussetzungen muss man mitbringen?

Wer in der Buchhaltung eines Unternehmens tätig ist, genießt eine Vertrauensstellung. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, wenn man bei der Erstellung des Bewerbungsschreibens einige wichtige Voraussetzungen erfüllt. Neben einer qualifizierten Ausbildung im kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich ist es von Vorteil, wenn man Kenntnisse zur Anwendung der Buchhaltungssoftware hat, die in dem Unternehmen eingesetzt wird. Das notwendige Wissen im Rechnungswesen und im Steuerrecht sollte man sich im Laufe seiner Ausbildung angeeignet haben. So gehört es zum Rüstwerkzeug eines Buchhalters, dass er mithilfe einer Bewirtungsbeleg-Vorlage erkennt, ob die Kosten für ein geschäftliches Meeting im Restaurant absetzbar sind oder nicht.




Neben den Hard Skills dürfen auch die Soft Skills bei einem Buchhalter nicht fehlen. Wichtig ist, dass er sich mit Eigeninitiative in dem Unternehmen einbringt und sein Organisationstalent unter Beweis stellt. Von Vorteil ist es außerdem, wenn er stressresistent ist.

Aus welchen zwei Bereichen besteht eine Buchhaltung?

Jede Buchhaltung besteht aus zwei Bereichen. Dies sind die Finanzbuchführung und die Lohnbuchführung. Die Finanzbuchführung bildet die Basis für den Jahresabschluss. Hier wird aber auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung angefertigt, mit der ein Unternehmen seine unterjährige Umsatzsteuer-Zahllast selbst ermittelt. Diese Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis zu einem bestimmten Termin bei dem zuständigen Finanzamt vorliegen.

Der Buchhaltung des Unternehmens obliegt es deshalb, das Dokument zu erstellen und es rechtzeitig auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Zum Handwerk des Lohnbuchhalters gehört es, die fünf Säulen der Sozialversicherung zu kennen. Zudem muss er die Bestimmungen des Lohnsteuerrechts anwenden und wissen, wie er mit dem Lohnerfassungssystem die monatliche Abrechnung erstellt. Die Grundlagen der Lohnbuchhaltung werden um spezielle Fragen aus dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ergänzt. Hier geht es z. B. um die steuerliche Beurteilung eines geldwerten Vorteils oder die Durchführung eines Statusfeststellungsverfahrens.

Welche Aufgaben übernimmt ein Buchhalter in dem Unternehmen?

Abhängig von seinem Einsatzgebiet wird der Buchhalter in der Finanzbuchhaltung oder in der Lohnbuchhaltung tätig. In kleineren Unternehmen werden die Mitarbeiter, die sich für den Bereich Buchhaltung beworben haben, häufig in beiden Feldern aktiv. Ein Finanzbuchhalter stellt in den folgenden Aufgabegebieten sein Wissen unter Beweis:

• Erstellung der Ausgangsrechnungen
• Führung des Kassenbuchs
• Verbuchung der täglichen Geschäftsvorfälle
• Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und anderer steuerlicher Formulare. Hierzu zählt z. B. die Zusammenfassende Meldung (ZM).
• Vorbereitende Abschlussbuchungen, wie z. B. das Abstimmen der Debitoren- und Kreditorenkonten

Ein Lohnbuchhalter wird mit den folgenden Arbeitsgebieten betraut:

• Erfassung und Pflege von Mandanten- und Personalstammdaten
• Führung der Jahreslohnkonten
• Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Korrespondenz mit den Krankenkassen und dem Finanzamt
• Ansprechpartner für die lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Belange der Mitarbeiter und der Geschäftsführung

Welche Fehler sollte man bei einer Buchhaltung vermeiden?

Das Hauptaugenmerk eines Buchhalters liegt darauf, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB) einzuhalten. Darüber hinaus sollte ihm auch nicht einer der folgenden Fehler passieren:

• Die Frist für die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung wurde verpasst.
• Die Ablage wichtiger Dokumente - hierzu zählen auch die Belege, die zwingend aufbewahrt werden müssen - erfolgte ohne System.
• Offene Posten, die sich bei den Debitoren und Kreditoren ergeben, werden nicht festgehalten.
• Die erstellte Ausgangsrechnung entspricht nicht den Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts. Hierdurch ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
• Der tägliche Kassensaldo wird nicht mit dem tatsächlich vorhanden Kassenbestand abgestimmt.

Buchhaltung im eigenen Haus: Warum entscheiden sich viele Unternehmen dafür?

Die Buchhaltung im eigenen Haus ziehen viele Unternehmen einem Auslagern des Bereichs an einen externen Dienstleister (z. B. einen Steuerberater) vor, weil sie hiermit die folgenden Vorteile für sich verbuchen:

• Das Unternehmen trägt die Verantwortung für die Buchhaltung. Deshalb setzen viele Unternehmen auf einen Buchhalter, den Sie selbst eingestellt haben. Hier wissen sie, dass die Summe auf einem Bewirtungsbeleg als abzugsfähiger Betriebsaufwand verbucht wird, wenn der Beleg den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht.
• Gibt die Geschäftsführung eines Unternehmens die Buchhaltung nicht aus der Hand, hat sie die aktuellen Zahlen stets griffbereit. So sieht man z. B. anhand der offenen Posten, welche Forderungen noch offenstehen und welche Verbindlichkeiten noch beglichen werden müssen.
• Wer seine Buchhaltung selbst erstellt, reduziert die Rechnung seines Steuerberaters. Dieser fertigt aus den vorhanden Zahlen den Jahresabschluss und die Steuererklärungen an. Optimal stellt sich diese Arbeitsweise dar, wenn die Buchhaltung im Unternehmen in einem ständigen Kontakt mit dem Steuerberater steht.
• Für die Buchhaltung im eigenen Unternehmen nutzt man eine Software, die fest in die innerbetriebliche Organisation des Unternehmens eingebunden ist. So können die buchhalterischen Pflichten und die Vorgaben, die sich aus den Steuergesetzen ergeben, ohne Zeitverlust erledigt werden. Man muss keinen unternehmensexternen Dritten in die eigenen Betriebsgeheimnisse einweihen.