Einstellung des ersten Mitarbeiters: Vorbereitung und Onboarding

Ab einer bestimmten Auftragslage sind Gründer oder junge Unternehmen auf Mitarbeiter angewiesen. Fachkräfte und junge Talente können entscheidend zum weiteren Unternehmenserfolg beitragen. Mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters sind einige Herausforderungen verbunden. Neben der korrekten Lohnabrechnung gehört hierzu insbesondere die gelungene Eingliederung des neuen Beschäftigten in das Unternehmen und seine Kultur.

Überlegungen im Vorfeld: Arbeitsvertrag und Beschäftigungsart

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist mit einem gewissen Verwaltungsaufwand verbunden. Der Arbeitsvertrag beinhaltet im Wesentlichen:

• Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
• Arbeitsinhalte und Aufgaben
• Arbeitszeit (Stunden pro Woche oder pro Monat)
• Entlohnung für die Arbeit

Weiterhin sind im Arbeitsvertrag auch Punkte wie die Dauer der Probezeit sowie gegebenenfalls bestimmte Vereinbarungen zur Vertraulichkeit schriftlich fixiert. Mit der Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter anschließend bei mehreren Stellen ordnungsgemäß melden:

• Finanzamt
• Krankenversicherung
• Sozialversicherung
• Unfallversicherung

Zur steuerlichen Erfassung ist die Meldung beim  Finanzamt erforderlich. In diesem Zusammenhang ist die Steuer-ID des neuen Beschäftigten an die Finanzbehörde zu übermitteln. Die Meldungen sind an bestimmte Fristen gebunden. Bezüglich der Meldung bei der Kranken- sowie der Sozialversicherung ist eine zweiwöchige Frist vorgesehen. Was die Unfallversicherung betrifft kann in Abhängigkeit der Branche entweder der IHK oder die Berufsgenossenschaft zuständig sein. Es existiert eine Vielzahl von Beschäftigungsformen. Gerade zu Beginn haben junge Unternehmen oftmals weniger finanziellen Spielraum. Daher sollten sich Gründer überlegen, ob sie den ersten Mitarbeiter in einer Vollzeitbeschäftigung arbeiten lassen. Eine Alternative sind freiberufliche Mitarbeiter. Insbesondere in Zeiten hoher Auftragslage können diese Unternehmen auch kurzfristig unterstützen. Zur Entlohnung der Freiberufler kommt häufig ein fester Stundensatz in Frage. Eine weitere Möglichkeit ist die kurzfristige Beschäftigung. Auch diese ist ein Beschäftigungsmodell für kurzfristige Arbeitsspitzen. Hierbei sollten Unternehmer berücksichtigen, dass sie diese nur kurzfristig an maximal 70 Arbeitstagen pro Jahr einsetzen dürfen. Die Beschäftigungsform Minijob ist eine weitere Alternative. Diese ist an einen monatlichen Maximalverdienst gebunden. Im Hinblick auf die Beschäftigungsform sind sowohl der finanzielle Spielraum als auch steuerliche Belange zu berücksichtigen. Hierbei spielt nicht nur die Entlohnung, sondern auch eventuelle Abgaben (Kranken-, Pflege- und Sozialversicherung) eine Rolle.

Lohnmanagement

Eine der wichtigsten neuen Herausforderungen ist die korrekte Bewerkstelligung der Lohnabrechnung. Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor den Optionen, die Lohnabrechnung entweder auszulagern oder auf eigene Verantwortung intern abzuwickeln. Es existiert eine Reihe von Software-Lösungen und Online-Tools, die Unternehmen bei der Herausforderung des Lohnmanagement unterstützen. Lohnabrechnungs-Software gehört für viele Firmen zur Standardausstattung, die zur Zeit- und Kostenersparnis beiträgt. Internetbasierte Tools haben den Vorzug, dass Firmen von nahezu überall auf die Daten zugreifen können. Wer als Unternehmer die Aufgabe der Lohnbuchhaltung selbst übernimmt, behält zudem jederzeit den Überblick.

Integration und Onboarding

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters in einen Betrieb hat sich im Personalmanagement der Begriff Onboarding durchgesetzt. Onboarding ist als ein Prozess zu verstehen, der Mitarbeitern in mehreren Phasen den Einstieg in den Unternehmensalltag erleichtert. Zum Onboarding zählen sämtliche Aktionen und Maßnahmen des Unternehmens, die den Mitarbeiter systematisch und strukturiert integrieren. Mit durchdachtem Onboarding tragen Arbeitgeber dazu bei, eine frühzeitige Kündigung zu unterbinden. Gerade in den ersten Tagen und Wochen nach der Einstellung zeigt sich, ob die Erwartungen des neuen Beschäftigten und die des Unternehmens übereinstimmen. Mit einem gelungenen Onboarding können Arbeitgeber zu einer vorteilhaften Einstellung des Mitarbeiters gegenüber seiner Arbeit, dem Unternehmen allgemein und dem Vorgesetzten beitragen. Die erste Onboarding-Phase zur Orientierung beginnt mit dem ersten Arbeitstag und umfasst etwa zwei bis drei Monate. Hierbei sollte der neue Mitarbeiter intensiv auf seine Rolle und seine Aufgaben vorbereitet werden. Dies umfasst es, die Organisation und Abläufe genau kennen- und verstehen zu lernen. Unternehmer sollten dem neuen Mitarbeiter mitteilen, dass sie jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Im Idealfall erhält der Mitarbeiter schriftliche Leitfäden für die Stelle und Aufgaben. Damit der neue Mitarbeiter handlungsfähig ist, sollten in der Orientierungsphase die wichtigsten Zugänge und Schlüssel sowie Passwörter zur Verfügung stehen. In der weiteren Phase der Integration geht es darum, den Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung zu motivieren. Hierbei sollen Beschäftigte erkennen, in welchen Aufgaben und Gelegenheiten sie selbst die Initiative ergreifen können. Sie verstehen die Unternehmensziele und die übergeordnete Strategie im Idealfall immer besser und können die eigenen Aktivitäten darauf ausrichten. Diese Phase können Unternehmen durch Weiterbildungskurse, Informationsveranstaltungen und Workshops unterstützen. Wichtig ist es in dieser Phase, immer wieder Feedback-Gespräche zu führen, um die Entwicklung der Integration und der Erwartungen im Auge zu behalten.
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